Модуль «Замещение должностей» позволяет:
- Учитывать периоды и причины отсутствия: система фиксирует время и причины отсутствия сотрудников, что помогает планировать работу команды и управлять ресурсами.
- Уведомлять о предстоящем отсутствии: пользователи получают автоматические уведомления о запланированном отсутствии коллеги, что позволяет заранее подготовиться к изменениям.
- Перенаправлять документы и поручения: при отсутствии сотрудника документы и задачи перенаправляются его заместителю. Создается новое поручение, а в случае согласования проекта, заместитель заменяет согласующего, информация о замещении фиксируется в примечании. Это сохраняет привычный процесс работы в системе СЭД «ТИТУЛ».
- Фиксировать историю замещений: модуль позволяет отслеживать историю замещений сотрудника, основываясь на данных об отсутствии и назначенных заместителях.
Если сотрудника нет на месте, это фиксируется в модуле «Справочники». Во вкладке «Отсутствие и замещение» его карточки можно указать период отсутствия и причину. Также можно выбрать другого сотрудника, которому будут пересылаться документы и поручения на время отсутствия.
В интерфейсах, где выбирается сотрудник из справочника, отображается информация о его отсутствии и замещающем его коллеге. Также с помощью изменения соответствующих настроек замещаемого сотрудника — пользователя СЭД «ТИТУЛ», возможно информирование о предстоящем плановом отсутствии.
В системе реализована автоматическая пересылка документов, проектов и поручений выбранному должностному лицу — заместителю. В случае перенаправления поручения, автоматически создается подчиненное поручение заместителю. При направлении проекта на согласование происходит замена согласующего на заместителя, с отображением информации о замещении в поле «Примечание». Таким образом, полностью сохраняется привычная логика работы СЭД «ТИТУЛ» при исполнении поручений и согласовании проектов документов.
История замещения должностного лица
Система также позволяет наглядно отображать историю замещений должностного лица на основе ранее введенных данных об отсутствии и назначаемых ранее заместителях.