Система «ТИТУЛ» версии 24.3 предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2019, Postgres Pro 13 / 14 / 15 / 16, PostgreSQL 13 / 14 / 15 / 16 (PostgreSQL – только в демонстрационных или тестовых целях), Oracle 12c release 12.2.0.1, Oracle 19c.
Серверная часть системы «ТИТУЛ» может быть установлена на следующие ОС: Windows 2019 Server, Альт СП Сервер релиз 10, Astra Linux Special Edition 1.7 «Воронеж» для сервера (версия 1.7.5), РЕД ОС Сервер 7.3.4, Debian 12.
Набор компонент сервера и обязательных пакетов, которые должны быть установлены, приведены в руководстве администратора, раздел 1.2 «Установка дополнительных компонентов для Windows» и раздел 1.4 «Установка дополнительных компонентов для Linux».
Клиентская часть системы «ТИТУЛ» работает под управлением: Windows 7, Windows 8.1[1], Windows 10, Windows 11, Альт СП Рабочая станция релиз 10, Astra Linux Special Edition 1.7 «Воронеж» для рабочей станции (версия 1.7.5), РЕД ОС Рабочая станция 7.3.4.
Для использования всех функциональных возможностей системы «ТИТУЛ», на рабочей станции должны быть установлены: браузер Microsoft Edge New / Google Chrome / Mozilla Firefox / Chromium / Яндекс, пакет Microsoft Office (Word, Excel) версии 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / 2019 или пакет МойОфис.
[1] Операционные системы Windows 7 и Windows 8.1 больше не поддерживаются компанией Microsoft.
После установки программного обеспечения системы никаких функциональных доработок не требуется, так как базовый функционал для ведения документооборота организации с учетом, сложившейся в Республике Беларусь практики уже заложен в систему. Чтобы приступить к работе с системой «ТИТУЛ», достаточно сформировать обязательные справочники системы, создать учетные записи пользователей и назначить им права, позволяющие выполнять те или иные служебные функции.
Конечно, необходима первоначальная настройка системы на структуру организации и маршруты документов – это делается через встроенные инструменты СЭД «ТИТУЛ».
Справочники системы «ТИТУЛ» содержат информацию, используемую в системе для
формирования реквизитов регистрационных карточек документов (РК), а также для определения направлений документопотока. Задание значений реквизитов РК выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры регистрации и исключить ошибки, а также для отдельных пользователей ограничить выбор только разрешенными для них значениями. Кроме этого, справочники могут использоваться при вводе резолюций, отчетов об исполнении, снятии документов с контроля и т.д.
Справочники заполняются непосредственно в организации, внедряющей СЭД в ходе настройки системы «ТИТУЛ». Для корректности настроек системы справочники следует заполнять в таком порядке:
- Грифы доступа;
- Подразделения;
- Группы документов;
- Кабинеты;
- Пользователи.
Остальные справочники заполняются в произвольном порядке. Если в процессе эксплуатации возникнет такая необходимость, можно в любой момент внести изменения в обязательные справочники, заполнить дополнительные справочники, перенастроить установленные системные параметры и заменить шаблоны печатных форм, используемые по умолчанию.
При ведении традиционного делопроизводства все документы, исполнение которых зависит от определенного должностного лица, попадают на его рабочий стол. В системе «ТИТУЛ» аналогом рабочего стола является кабинет, а соответствующие должностные лица будут называться владельцами кабинета.
Поскольку все документы, адресованные данному должностному лицу, должны попадать на его рабочий стол, то требуется соблюдать жесткое правило: одно и то же должностное лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов – иначе процесс обработки документов по признаку исполнения (или соисполнения) его тем или иным должностным лицом теряет однозначность.
При настройке системы «ТИТУЛ» можно повторить организационную структуру организации, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае специалисты различных подразделений будут обращаться за документами в «свои» кабинеты.
Клиентская часть системы «ТИТУЛ» работает под управлением ОС Windows 7, Windows 8.1[i], Windows 10, Windows 11, Альт Рабочая станция 9.2, Astra Linux Common Edition 2.12
Для использования всех функциональных возможностей системы «ТИТУЛ» на рабочей станции должны быть установлен любой из поддерживаемых интернет-браузеров (MS Edge New, Google Chrome или Mozilla Firefox), а так же пакет Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) версии 2007 / 2010 / 2013 / 2016 или пакет МойОфис для Windows / Linux, MS .NET Framework 3.5 SP1, MS .NET Framework 4.8.
[i] Операционные системы Windows 7 и Windows 8.1 больше не поддерживаются компанией Microsoft.
Чтобы иметь возможность работать с ЭЦП, необходимо, чтобы на рабочей станции была установлена система криптографической защиты информации (СКЗИ) — Комплект Абонента АВЕСТ (AvUCK 5.0.3) и клиентское приложение (NTClietnSoftware). Взаимодействие приложений системы «ТИТУЛ» с СКЗИ обеспечивает система КАРМА, которая должна быть установлена на рабочей станции системы «ТИТУЛ» и запущена при работе в СЭД.
Для автоматизации процесса сканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к их РК предназначены опции «Сканирование» и «Поточное сканирование» (предназначена для массового сканирования). Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на первый лист бумажного документа или чистый лист наносится уникальный штрих-код, автоматически формируемый системой, идентифицирующий РК данного документа и содержащий информацию о параметрах сохранения прикрепляемых к РК файлов. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и прикрепляет электронные образы документов к соответствующим РК.
Система рассчитана на специалистов, имеющих базовые навыки работы с персональным компьютером. С помощью документации на систему можно научиться работать с ней самостоятельно. Вместе с тем, для ускорения процесса освоения СЭД «ТИТУЛ» и эффективного использования ее функциональных возможностей, рекомендуется проводить обучение для групп пользователей, либо в индивидуальном порядке. Обучение (при наличии квалифицированных специалистов) может быть организовано заказчиком самостоятельно, либо с привлечением специалистов ООО «Масштабные решения».
Используя систему «ТИТУЛ», можно работать в СЭД, подключаясь по каналам сети Интернет. Это не требует установки отдельного клиентского приложения СЭД «ТИТУЛ», так как работает через интернет-браузер. Естественно, такая возможность (удаленный доступ через интернет) должна быть обеспечена соответствующими настройками серверной части системы и общей политикой безопасности данной организации.
Для доступа к документам и задачам СЭД «ТИТУЛ» с мобильного устройства необходимо установить на него специальное мобильное приложение MRMobile.
Не могут. Чтобы войти в систему, необходимо, чтобы предыдущий сеанс работы данного пользователя был завешен.
В проектах, реализованных ООО «Масштабные решения», ГК «ЭОС» и ее партнерами, каких-либо проблем, вызванных одновременным подключением большого количества пользователей, не выявлено. Скорость обработки системой действий пользователей и время отклика зависит прежде всего от аппаратной части ИТ-инфраструктуры заказчика — пропускной способности и стабильности работы каналов передачи данных, технических характеристик серверов и клиентских рабочих станций.
Для отслеживания работы пользователей в СЭД «ТИТУЛ» предназначена подсистема протоколирования. Она запоминает действия пользователей по вводу и изменению реквизитов регистрационных карточек и в любое время предоставляет протокол, содержащий имена пользователей, даты и время внесения изменений. Данное функциональное протоколирование обеспечивает возможность просмотра хронологического порядка внесения изменений в карточки и позволяет, при необходимости, быстро установить причину ошибок во введенных данных.
Кроме этого, в системе ведется системное протоколирование, фиксирующее события системы «ТИТУЛ» (вход/выход в систему, просмотр/изменение данных, и т.д.).
В СЭД «ТИТУЛ» реализованы различные варианты поиска нужных данных. Можно найти карточку документа или проекта документа по любому известному реквизиту (номер, корреспондент, автор проекта и т.д.), части реквизита или комбинации реквизитов. Также поддерживается поиск по штрих-коду, нанесенному на бумажный документ при его регистрации (для этого необходимо считывающее штрих-код устройство). Реализован и полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам – его можно использовать при отсутствии точной информации о реквизитах.
Да, если в организации существует система резервного копирования информации, и если удаленный документ (документы) существовали на момент последнего по времени резервного копирования. Резервное копирование – операция, необходимая для обеспечения целостности и сохранности базы данных СЭД «ТИТУЛ», она должна проводиться периодически. Периодичность определяется в каждой организации индивидуально, зависит от объема базы данных и темпа ее увеличения, а также лимитируется техническими возможностями. Полное резервное копирование и восстановление должно производится на сервере средствами операционной системы. Эти работы должны выполняться администратором сервера.
Зарегистрированный в системе «ТИТУЛ» документ можно отправить в другую организацию по электронной почте непосредственно из СЭД, то есть без запуска дополнительных программ и прочих промежуточных действий. При этом в электронном письме адресату отправляется РК документа (то есть все регистрационные реквизиты) и прикрепленные к ней файлы. РК документа при формировании электронного сообщения трансформируется в файл определенного формата – паспорт РК. Если в организации – получателе тоже установлена система «ТИТУЛ», то полученный документ может быть зарегистрирован автоматически в местной системе «ТИТУЛ» прямо из электронной почты. При этом реквизиты РК документа будут сформированы из данных паспорта РК.
Кроме обмена по каналам электронной почты, при наличии соответствующих лицензий возможен обмен документами между СЭД разных организаций по некоторым другим электронным каналам связи (например, с помощью Сервера Электронного Взаимодействия).
В стандартный пакет ПО СЭД «ТИТУЛ» входит модуль «Отчетные формы», который предназначен для формирования сведений о документообороте, справок-напоминаний, статистических отчетных форм, сводок о документах и состоянии их исполнения на основе информации, хранящейся в базе данных системы. В модуле «Отчетные формы» уже есть несколько шаблонов типовых отчетов, соответствующих российским практикам делопроизводства и документооборота:
- Справка-напоминание об исполнении документов;
- Сводка об исполнении;
- Сведения о документообороте
- Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
- Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
- Сведения о работе пользователей;
- Сведения о результатах отправки документов.
Встроенные средства системы позволяют при необходимости изменять формы типовых отчетов и создавать новые. Навыки программирования для этого не нужны.