Система электронного документооборота «ТИТУЛ» обеспечивает управление документами на всех этапах жизненного цикла — от регистрации до списания, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Она обеспечивает:
- Регистрацию и рассмотрение документов
- Выдачу поручений и работу с проектами резолюций
- Контроль исполнения поручений и мониторинг сроков
- Создание, согласование и утверждение проектов документов
- Списание документов в дела
СЭД «ТИТУЛ» обрабатывает как бумажные, так и электронные документы, независимо от канала поступления. Входящие документы, поступающие по электронным каналам, могут автоматически регистрироваться с сохранением всех атрибутов. Бумажные документы можно перевести в цифровой формат, сохранив их в виде изображения или распознанного текста.
Исходящие и внутренние документы регистрируются после прохождения всех необходимых процедур согласования, а вся история работы с ними сохраняется в системе. Утвержденные проекты могут храниться в цифровом виде или распечатываться с визуализацией подписей.
В СЭД «ТИТУЛ» реализованы как маршрутизация поступивших документов по умолчанию, так и ручная пересылка документов для рассмотрения/исполнения в соответствующее подразделение или выбранному должностному лицу. Входящие документы, требующие исполнения или ознакомления, автоматически рассылаются специалистам или организациям, указанным в поручениях, в момент сохранения резолюции.
В случае работы руководителя с помощником они поступают исполнителям, когда проект резолюции утверждается. Внутренние документы рассылаются для исполнения или ознакомления в соответствии с предварительно настроенными списками или путем выбора получателей вручную.
СЭД «ТИТУЛ» предоставляет набор инструментов для подготовки поручений/резолюций и контроля их выполнения.
Для экономии времени предусмотрены использование шаблонов поручений и групповой ввод поручений к однотипным документам. Для повторяющихся задач реализована регулярная рассылка поручений по настраиваемому расписанию. Предусмотрена работа с пунктами резолюции, что обеспечивает быстрый ввод множества поручений с одинаковыми параметрами.
Руководителям, работающим с помощником или группой помощников, будет удобна технология работы с проектами поручений, детально проработанная в СЭД «ТИТУЛ». Механизм работы с проектами поручений обеспечивает предварительную проработку поручения помощниками и возможность руководителю одним нажатием зафиксировать решение по одному или нескольким проектам поручений.
Система «ТИТУЛ» предоставляет удобный интерфейс для ввода отчетов об исполнении, включая возможность указать текущее состояние исполнения и добавления к отчету файлов, в том числе подписанных электронной подписью.
Система имеет все необходимые функции для обеспечения своевременного исполнения документов и поручений руководства. Можно устанавливать стандартные сроки исполнения, утвержденные инструкцией по делопроизводству, либо индивидуальные сроки, назначенные руководителем.
«ТИТУЛ» позволяет контролировать сроки исполнения отдельных поручений и документа в целом, отправлять напоминания о приближающихся сроках, а также отслеживать качество исполнения поручений и, при необходимости, отправлять их на доработку.
СЭД «ТИТУЛ» позволяет оперативно получить доступ к необходимым документам и истории работы с ними. В системе предусмотрен быстрый поиск по номеру, дате, тексту документа, другим параметрам.
Также на рабочем столе пользователя могут отображаться общие, доступные всем сотрудникам и персональные, созданные для пользователя, поисковые запросы. Наглядный интерфейс создания поисковых запросов позволяет легко создавать и сохранять для последующего использования требуемый набор поисковых критериев (включая применение составных логических операторов).
Результаты поиска могут быть распечатаны. Необходимые файлы документов могут быть выгружены из системы, либо добавлены в личную папку СЭД «ТИТУЛ» пользователя. Для бумажных документов в карточке также отображается местонахождение бумажного оригинала.
В СЭД «ТИТУЛ» реализовано списание исполненных документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. Информация о сформированных и закрытых делах передается в систему «ХРОНИКА» для обеспечения последующего архивного хранения.