Система «ХРОНИКА» предоставляет удобные инструменты для управления номенклатурой дел, делая работу с документами проще и эффективнее. Она позволяет создавать, изменять и хранить номенклатуру дел, облегчая классификацию и учет. Пользователи могут легко находить нужные документы, что ускоряет работу и упрощает архивирование научно-технической информации.
Система обеспечивает комплексное управление номенклатурой дел организации, охватывая следующие функциональные аспекты:
- разработку и утверждение унифицированных номенклатур для структурных подразделений и всей корпоративной структуры;
- интеграцию данных из электронных таблиц, созданных в специализированных офисных приложениях;
- экспорт информации в систему электронного документооборота (СЭД) «ТИТУЛ».
Номенклатура дел может быть структурирована в соответствии с организационным или тематическим подходом. Система осуществляет архивирование номенклатур за все периоды деятельности организации и предоставляет возможность ретроспективного добавления данных за более ранние временные интервалы.
Заголовки дел можно создать несколькими способами:
- вручную посредством заполнения регистрационных карточек;
- посредством импорта из СЭД «ТИТУЛ» или внешних файлов;
- путем копирования из номенклатур предыдущих отчетных периодов.
Дополнительно реализована функция автоматического формирования стандартных печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» для отдельных структурных подразделений и всей организации, полностью соответствующих требованиям действующего законодательства.