Система «ХРОНИКА» обеспечивает безопасное хранение и удобное управление электронными документами. Она упрощает доступ к информации, позволяя быстро находить нужные материалы. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и удобному поиску, работа с документами становится простой и эффективной.
Процесс передачи электронных документов включает несколько ключевых этапов:
- Создание контейнера в установленном формате для передачи документов на архивное хранение.
- Подписание контейнера электронной подписью сотрудника, осуществляющего передачу.
- Проверка контейнера на наличие вредоносного ПО и проведение форматно-логического контроля.
- Внесение электронных документов в реестр подлинников, который формируется на основе записей из закрытого эталонного хранилища.
- Блокировка доступа к эталонному хранилищу для всех пользователей системы. Создание рабочей копии документа для дальнейшего использования.
Загрузка информации о делах и документах
Для загрузки информации о делах и документах в систему «ХРОНИКА» используется информационный ярлык. Этот ярлык позволяет бесшовно передавать документы в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также при необходимости пересылать их ответственному за загрузку сотруднику. Также предусмотрена возможность приема на хранение документов из нескольких систем.
Регламентируемый доступ
Все документы электронного дела после импорта в систему «ХРОНИКА» становятся доступны для просмотра в полном объеме в соответствии с правами пользователей. Для долгосрочного архивного хранения и обеспечения доступа к документам даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, автоматически создается специальный файл в формате PDF/A. Этот файл содержит визуализацию всех файлов документа. Кроме того, в состав документа входят архивный файл с информацией об электронных подписях и xml-файл с метаданными регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.
Обеспечение полноты и целостности информации
Система «ХРОНИКА» гарантирует полноту и целостность информации на всех этапах работы с электронными подлинниками документов. Это включает передачу документов из системы оперативного делопроизводства, их размещение в файловом хранилище, импорт и дальнейшее использование. Целостность документов обеспечивается за счет расчета хеш-сумм с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов. В системе можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш-суммы, а при утрате актуальности алгоритмов их можно заменить без потери данных. Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах, что позволяет восстанавливать данные из эталонного экземпляра.
