Экспертиза ценности документов — это оценка их содержания и состава. Ее цель — выявить историческую, научную, культурную или иную значимость материалов, следуя критериям архивного законодательства. Система «ХРОНИКА» упрощает этот процесс. Она автоматически проверяет подлинность документов, помогая пользователям быстро выявлять несоответствия и анализировать материалы. Удобный интерфейс и понятный поиск делают доступ к информации легким и эффективным, что улучшает экспертизу и управление архивами.
Сроки хранения архивных документов определяются на этапе составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает минимальные сроки для многих категорий документов, но организации могут увеличить их, указав это в реквизите «Срок хранения». Этот критерий важен при экспертизе ценности документов для решения, какие из них подлежат долговременному хранению.
После экспертизы пользователи с ролями «Специалист по контенту» и «Делопроизводитель» создают следующие акты:
- акт о неисправимых повреждениях документов (если документы испорчены и не могут быть восстановлены);
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акт об утрате документов;
- акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив.
Система отслеживает дела с истекающими и истекшими сроками хранения, что позволяет своевременно принимать меры. Для поиска таких дел предусмотрен отдельный блок критериев.
Также система учитывает выдачу дел во временное пользование. «Специалист по контенту» отмечает выдачу и возврат документов, формирует и печатает лист использования. Автоматизированное ведение книги выдачи помогает контролировать сроки и оперативно возвращать документы в архив.
