Архив научно-технической документации (НТД) — это структурированная база данных, содержащая научные и технические материалы. Основная его цель — систематизировать и сохранять научно-техническую информацию, предоставляя доступ к ней пользователям с разными правами для использования в работе.
Архив НТД в системе «ХРОНИКА» организован по фондам, каждый из которых привязан к конкретной организации или ее филиалу. Внутри фондов документы распределены по настраиваемой структуре папок, что упрощает поиск необходимой информации. Основные функции архива НТД:
Структурированный учет
Все документы систематизированы по фондам, проектам и техническим объектам, таким как оборудование, научные темы и пользовательские рубрикаторы. Это облегчает навигацию и поиск информации.
Учетные единицы
Система поддерживает различные виды документов: научные, конструкторские, проектные и другие настраиваемые типы НТД. Это позволяет вести учет всех документов в одном месте, что упрощает управление архивом.
Создание и редактирование карточек документов
Пользователи могут создавать карточки документов вручную или импортировать данные из других источников. Это ускоряет процесс внесения информации. Документы можно связывать с проектами и техническими объектами, что улучшает их организацию.
Связь с проектами и техническими объектами
Каждая единица учета может быть привязана к проектам и техническим объектам. Это упрощает управление документацией и позволяет формировать подборки документов по проектам. Справочник технических объектов имеет иерархическую структуру, что облегчает навигацию.
Поиск и фильтрация
Система «ХРОНИКА» предлагает удобные инструменты для поиска документов по реквизитам, фразам и сочетаниям слов. Это позволяет быстро находить нужные материалы и повышает эффективность работы.
Управление доступом
Разграничение прав доступа к документам и проектам обеспечивает безопасность информации. Пользователи получают доступ к данным в зависимости от своих ролей, что повышает уровень защиты.
Архив НТД упрощает учет и хранение документов, предлагая множество преимуществ для пользователей и организации:
- Гибкость в управлении: Система «ХРОНИКА» позволяет организовывать документы по различным параметрам, таким как тип документа, объекты и элементы инфраструктуры. Это ускоряет поиск и упрощает работу.
- Безопасное хранение: Документы хранятся в защищенном архиве с системой разграничения прав доступа. Это снижает риски утечки данных.
- Доступ с любых устройств: Система работает через защищенные каналы, что позволяет сотрудникам взаимодействовать с документами в любое время и в любом месте.
- Соблюдение нормативов: Архив поддерживает установленные стандарты хранения документов, снижая юридические риски.
Архив НТД в системе «ХРОНИКА» — это удобный инструмент для управления документами. Он надежно хранит информацию, обеспечивает быстрый доступ и высокий уровень безопасности.